Vacature: Assistent Officemanager (28 uur)

Ons kantoor in hartje Amsterdam wordt jouw domein: je mag jouw stempel drukken op de sfeer en het reilen en zeilen binnen ons pand en zorgen dat alles – kantoor gerelateerd – op rolletjes loopt. Leuk extraatje: niet toevallig hebben we misschien wel de mooiste tuin van Nederland, de Hortus Botanicus!

Wat ga je doen?  

Jij zult het eerste aanspreekpunt zijn voor collega’s, bezoekers en partijen die contact met ons zoeken. Relaties met onze partners (van over de hele wereld) zijn cruciaal en in jouw rol zorg je dan ook dat zij zich gehoord en geholpen voelen. Samen met de Senior Officemanager werk je aan onderstaande taken:

1. Receptie
Je bent het visitekaartje van de organisatie in hoe je gasten ontvangt en externen telefonisch te woord staat of beantwoordt per e-mail. Je zorgt voor een professionele indruk. De attenties die je verzorgt bij verjaardagen laten jouw zorg zien, evenals de (afscheids)borrels en events die je in samenwerking met de feestcommissie organiseert. Daarnaast draag je bij aan het verwelkomen en inwerken van nieuwe medewerkers en stagiaires. Ook voorraden van kantoor- en lunch/borrel benodigdheden houd jij nauwkeurig in de gaten.

2. Admin en archivering
Als Assistent Officemanager ondersteun je het hart van een dynamische projectomgeving. We werken dagelijks samen met uiteenlopende partners (van lokale initiatieven tot internationale organisaties) en jij draagt bij aan het soepel verlopen van deze samenwerkingen. Je ondersteunt in overzichtelijke administratie en archivering, bewaakt belangrijke documenten en zorgt dat projectteams snel kunnen vinden wat ze nodig hebben. Dit doe je in nauwe samenwerking met het finance team en projectleiders van de projecten.

3. Dienstreizen
Omdat collega’s met enige regelmaat naar projecten reizen zal je ondersteuning bieden bij het regelen van dienstreizen. Bijvoorbeeld bij het aanvragen van visa en reisdocumenten en het regelen van overnachtingen.

4. Kantoor en huisvesting
Als Assistent Officemanager wordt een beroep gedaan op je mobiliteit en wissel je zittend werk af met fysieke taken. Bijvoorbeeld traplopen met boodschappen kan een uitdagende (maar welkome!) afwisseling zijn. Je houdt keukens en gezamenlijke ruimtes netjes en zorgt dat apparatuur werkt (zoals de koffiemachine!). Zo nu en dan regel je catering. IUCN NL draagt op verschillende manieren bij aan een klimaatneutraal kantoor, onder meer door afval te scheiden en energieverbruik te beperken. Ook daarin ben jij belangrijk!

5. ICT ondersteuning
Je hebt gevoel voor ICT-infrastructuur, databeheer en datasystemen en vindt het leuk om mee te denken over kansen en risico’s op dit vlak. Daarnaast draai je je hand er niet voor om om apparatuur voor presentaties op te stellen, je collega’s af en toe te helpen met programma’s en systemen en houdt je met gemak het Office Management gedeelte van het intranet up-to-date. Daarvoor is ervaring met Microsoft 365 (Teams, Word, Excel, PowerPoint, Outlook en OneDrive) een must.

Wat neem je mee?

• Je bent een sociaal persoon die blij wordt van overzicht, servicegericht werkt en graag initiatief neemt;
• Je bent communicatief sterk en representatief;
• Je houdt van structuur, werkt nauwkeurig en schakelt makkelijk tussen verschillende taken;
• Je hebt een positieve, proactieve instelling.

Verder heb je:

• Interesse in de missie van IUCN NL;
• Minimaal een afgeronde MBO-opleiding (bijv. administratie, officemanagement of hospitality);
• Aantoonbare ervaring met taken zoals omschreven is een pre;
• Gevoel voor ICT-infrastructuur en bekendheid met het gebruik van Microsoft 365 (Outlook en Teams);
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (mondeling en in geschrift);
• Een praktische en oplossingsgerichte werkhouding;
• Voor deze functie is aanwezigheid op kantoor noodzakelijk op de maandag, dinsdag, donderdag en vrijdagochtend.

Wat we jou bieden:

• Een werkplek waar je iedere dag met een goed gevoel kan bijdragen aan een betere wereld;
• Een afwisselende functie met passende verantwoordelijkheden;
• Ruimte om te leren, te groeien en je eigen ideeën in te brengen;
• Goede arbeidsvoorwaarden met onder andere een reiskostenvergoeding van en naar werk en een goede pensioenregeling;
• Een jaarcontract voor 28 uur per week, met intentie tot verlenging, bij voorkeur starten per 1 juli 2026;
• Salaris passend bij de kennis en ervaring die je meeneemt voor deze rol (schaal 7 uit de CAO Sociaal Werk);
• Een enthousiast, hecht en divers team. Wij geloven dat juist onze verschillen ons sterker maken en we nodigen gekwalificeerde kandidaten met diverse achtergronden, ervaringen en talenten van harte uit te solliciteren;
• Een informele en open werksfeer waarin collega’s elkaar ondersteunen en elkaar op donderdagmiddag graag in het cafe (“aan de overkant”) zien voor een gezellige borrel.

Solliciteren

Lijkt het jou leuk om samen te kijken of deze rol bij jou past? Upload dan vóór 8 april 2026 je motivatiebrief via de knop ‘Solliciteren’. De eerste gesprekken vinden plaats in de week van 13 April. Voor vragen kun je contact opnemen via vacature@iucn.nl. We kijken uit naar je reactie!

Wij gaan zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens en verwerken deze in overeenstemming met de geldende AVG-richtlijnen. Sollicitatiegegevens worden uitsluitend gebruikt voor de wervingsprocedure en niet langer bewaard dan noodzakelijk. 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.